Makalah SIM (Organisasi & Sistem Informasi)

ORGANISASI DAN SISTEM INFORMASI

PENDAHULUAN

Pada dasarnya organisasi membutuhkan sistem informasi agar tujuan dan kepentingan organisasi dapat tercapai. Agar sistem informasi dapat berhasil, maka kita harus mengenali organisasi dan berupaya mencari bentuk sistem informasi yang paling sesuai. Bab ini mempelajari organisasi dan sistem informasi.

PENTINGNYA MEMPELAJARI PERILAKU ORGANISASI

Organisasi seperti halnya manusia dapat diidentifikasi dari perilakunya. Perilaku tersebut dapat positif ataupun negative. Banyak definisi tentang perilaku organisasi. Berikut ini definisi perilaku organisasi menurut Gibson (1996) :

1.       Cara berpikir, perilaku yang berada pada diri individu, kelompok dan tingkat organisasi.

2.       Perilaku adalah multidisiplin, yang menggunakan prinsip, model, teori, dan metode-metode disiplin lain. Perilaku organisasi adalah bidang yang terus tumbuh dan berkembang dalam kedudukan dan pengaruhnya.

3.       Adanya orientasi kemanusiaan yang jelas dalam perilaku organisasi. Manusia dan perilaku mereka, persepsi, kapasitas pembelajaran, perasaan dan sasaran merupakan hal penting bagi perusahaan.

4.       Perilaku organisasi berorientasi pada kinerja, menyangkut sebab kinerja rendah atau tinggi dan bagaimana cara menungkatkan kinerja.

5.       Lingkungan eksternal memberikan dampak signifikan terhadap perilaku organisasi.

6.       Karena bidang perilaku organisasi sangat tergantung dari disiplin yang dikenal, metode ilmiah menjadi penting dalam mempelajari variable dan keterkaitan.

Perilaku Organisasi Mengikuti Prinsip Perilaku Manusia

Efektivitas setiap organisasi sangat dipengaruhi oleh perilaku manusia. Manusia merupakan sumber daya yang umum bagi semua organisasi. Restoran, toko dan kantor mempekerjakan dan berinteraksi dengan manusia. Setiap manusia memiliki karakteristik yang berbeda. Hal ini disebabkan karena manusia memiliki keunikan persepsi, kepribadian, dan pengalaman hidup. Manusia berbeda latar belakang etnis, kemampuan belajar dan dalam menangani stress, serta sikap, kepercayaan dan tingkat aspirasi.

Organisasi Merupakan Sistem Sosial

Hubungan antara individu dan kelompok dalam suatu organisasi menciptakan harapan bagi perilaku individu. Harapan ini diwujudkan dalam peran-peran tertentu yang harus dihasilkan. Orang harus memainkan peran pemimpin, sementara lainnya sebagai yang dipimpin. Manajer menengah, karena mempunyai atasan dan bawahan, harus memainkan dua peran diatas. Organisasi memiliki sistem kewenangan, status, dan kekuasaan; dan manusia dalam organisasi mempunyai beragam kebutuhan dari masing-masing sistem. Kelompok di dalam organisasi juga mempunyai pengaruh yang kuat atas perilaku individu dan kinerja organisasi.

Struktur Dan Proses Mempengaruhi Perilaku Organisasi Dan Budaya

Struktur organisasi adalah pola formal pengelompokan orang dan pekerjaan. Struktur selalu digambarkan melalui bagan organisasi. Proses adalah aktivitas yang memberikan kehidupan bagi organisasi. Komunikasi, pengambilan keputusan dan pengembangan organisasi merupakan contoh proses dalam organisasi.

Dalam istilah lain, budaya organisasi adalah kepribadian, atmosfir atau perasaan. Budaya suatu organisasi dapat didefinisikan sebagai perilaku yang tepat dan ikatan yang memotivasi individu serta cara suatu perusahaan memproses informasi, hubungan internal, dan nilai-nilai.

Struktur dan Desain Organisasi

Untuk bekerja secara efektif, manajer harus secara jelas memahami struktur organisasi. Jika melihat bagan organisasi pada selembar kertas atau figura di dinding kita hanya bisa melihat konfigurasi posisi, penjabaran tugas, dan garis wewenang diantara bagian suatu organisasi. Struktur organisasi adalah pola formal aktivitas dan hubungan antara berbagai subunit organisasi.

Desain pekerjaan

Desain pekerjaan dihubungkan pada proses dimana manajer menspesifikasikan isi, metode dan hubungan pekerjaan untuk memenuhi kepentingan organisasi dan individu, dan harus bisa menjelaskan isi dan tugas serta posisi pimpinan unit serta hubungan posisi masing-masing anggota timnya.

Desain organisasi

Desain organisasi berkaitan dengan struktur organisasi secara menyeluruh dan berencana mengubah filosofi dan orientasi tim. Usaha ini akan memberikan suatu struktur baru dari tugas, wewenang, dan hubungan antar personel yang dipercayainya akan menghubungkan perilaku individu dan kelompok dalam meningkatkan kinerja mutu.

Proses organisasi

Proses organisasi ini memberikan kehidupan terhadap struktur organisasi. Jika proses ini tidak berfungsi dengan baik, masalah yang tidak diinginkan akan berkembang.

Komunikasi

Kelangsungan organisasi tergantung dari kemampuan manajemen menerima, meneruskan dan bertindak atas informasi.

Pengambilan keputusan

Mutu pengambilan keputusan di suatu organisasi tergantung atas pemilihan sasaran yang tepat dan mengidentifikasi cara untuk mencapainya.

APA ITU ORGANISASI

Organisasi adalah suatu struktur formal, stabil yang membutuhkan sumber daya dari lingkungan dan memprosesnya untuk menghasilkan output/keluaran.

Manajer tidak dapat merancang sistem yang baru tau memahami sistem yang ada tanpa memahami organisasi. Terdapat beberapa karakteristik struktur dalam sebuah organisasi. Karakteristik struktur organisasi tersebut adalah :

1.       Pembagian tugas yang jelas

2.       Hirarki

3.       Aturan dan prosedur yang jelas

4.       Pertimbangan yang tidak terpisah-pisah (impartial judgements)

5.       Kualifikasi posisi teknis

6.       Efisiensi organisasi yang maksimum

BAGAIMANA ORGANISASI MEMPENGARUHI SISTEM INFORMASI

Kita dapat melihat secara lebih dekat hubungan antara sistem informasi dengan organisasi.

Keputusan-Keputusan Tentang Peran Sistem Informasi

Organisasi mempunyai dampak langsung terhadap teknologi informasi melalui keputusannya tentang bagaimana teknologi akan digunakan dan peran apa yang akan dimainkan dalam organisasi. Dukungan terhadap perubahan peran telah merubah secara teknikal serta sistem konfigurasi organisasi yang secara nyata telah memberikan “computing power” dan data, sehingga menjadi lebih dekat dengan pemakai akhir.

Keputusan Tentang Siapa Yang Menyediakan Pelayanan Teknologi Informasi

Cara kedua dimana organisasi mempengaruhi teknologi informasi adalah melalui keputusan tentang siapa yang akan mendesain, membangun, dan mengoperasikan teknologi di dalam organisasi. Teknologi komputer mirip dengan teknologi yang lain, termasuk didalamnya teknologi otomotif. 

Keputusan Tentang Mengapa Membangun Sistem Informasi

Untuk membangun sistem informasi, manajer mempunyai beberapa alasan  rasional baik menyangkut umum ataupun khusus. Alasan yang paling pokok bagi manajer untuk memilih menggunakan sistem adalah untuk mencapai alasan-alasan ekonomi, menyediakan pelayanan yang lebih baik, atau menyediakan tempat kerja yang lebih baik. Dampak komputer terhadap organisasi tergantung dari bagian dan bagaimana manajer membuat keputusan.

Gambar 4.1. menggambarkan model dari proses pengembangan sistem yang memasukan beberapa faktor lebih dari sekedar pertimbangan ekonomi. Model ini menjelaskan tentang mengapa organisasi mengadopsi sistem dalam dua kelompok : faktor-faktor lingkungan eksternal dan faktor-faktor internal organisasi.

Faktor-faktor Institusional : . Values (tata nilai) . Norma . Interset

Faktor Lingkungan . Ketidakpastian . Kesempatan-kesempatan

External                                                                               Internal

                                               

 

               

 

Pengembangan Sistem (system development) : . Adopsi . Utilization (pemanfaatan) . Manajemen

 

Gambar 4.1. Model pengembangan sistem dengan mempertimbangkan faktor-faktor lain

Mengapa Sistem Mempengaruhi Organisasi

Dalam bagian sebelumnya, kita jelaskan tentang satu sisi dari dua hubungan antara teknologi informasi dan organisasi.

Teori Ekonomi

Ekonomi adalah studi tentang alokasi sumberdaya langka dalam pasar yang dihuni oleh ribuan perusahaan yang saling berkompetisi. Ekonomi juga mempelajari tentang ekonomi nasional dan global. Ekonomi mikro memfokuskan pada perusahaan dan memberikan beberapa model untuk menggambarkan dampak teknologi informasi pada organisasi.

Teori Ekonomi Mikro

Teori yang menjelaskan bagaimana teknologi informasi mempengaruhi ribuan perusahaan adalah model ekonomi mikro.

Teori Biaya Transaksi (Transaction Cost Theory)

Teori biaya transaksi didasarkan pad aide bahwa perusahaan harus membayar sejumlah biaya ketika perusahaan tersebut tidak dapat membuat sendiri.

Teori Agensi

Dalam teori agensi perusahaan dilihat sebagai “nexus of contract” (kontrak berkelanjutan) diantara keinginan individu dari pada gabungan beberapa individu, dalam rangka memaksimalkan profit.

Teori Perilaku

Teknologi informasi belumlah merubah semua organisasi besar menjadi manufaktur yang mudah berubah (fleksibel), dan belum pula secara otomatis memberikan kekuatan sepenuhnya kepada usaha bisnis kecil sebagaimana kepada usaha bisnis kecil sebagaimana dalam perusahaan besar.

 Teori Keputusan Dan Pengawasan

Menurut teori keputusan dan pengawasan fungsi organisasi adalah untuk membuat keputusan dibawah kondisi yang tidak pasti dan beresiko dan tetap berada dibawah batasan rasionalitas.

Gambaran tentang struktur organisasi dapat dijelaskan sebagai berikut :

1.       Sebelum teknologi informasi, organisasi mempunyai bentuk segitiga dengan pengambilan keputusan terpusat pada titik atas.

2.       Setelah dikenal sistem komputer bagan organisasi mulai kelihatan seperti huruf “T” terbalik.

3.       Seiring berjalannya waktu bentuk struktur organisasi tampak seperti segi empat permata.

Teori Sosiologi : Oligarchi Dan Rutin

Teori sosiologi memfokuskan pada pertumbuhan hirarkhi, struktur birokrasi dan prosedur operasi standar sebagai alat utama bagi organisasi dalam rangka mengahadapi lingkungan yang tidak stabil.

Teori Post-Industrial : Bentuk dan Struktur yang Bermuatan Pengetahuan (Knowledge-Intensive Structure and Shape)

Menurut para teoritisi masyarakat paska industri, negara-negara industri memasuki era baru, yaitu ekonomi paska industri pada tahun 1960-an. Dalam sebuah masyarakat paska industri, sektor pelayanan mendominasi aktifitas perekonomian. Sektor pelayanan itu sendiri sangat mengutamakan knowledge worker (ilmuan, ahli teknik, dan bahkan manajer) dan data worker seperti sekretaris, akuntan atau sales people. Dalam masyarakat paska ekonomi industri global, industri manufaktur dipindahkan ke negara-negara berupah rendah dan high skill, sementara pekerjaan berbasisi pengetahuan (knowledge-based) tumbuh dengan cepat di negara-negara maju dengan upah yang tinggi.

Teori Budaya : Teknologi Informasi Dan Asumsi Dasar

Teori budaya (dikemukakan ileh ahli antropology) berargumen bahwa teknologi informasi harus cocok dengan budaya organisasi. Asumsi dasar yang dipakai dalam perusahaan Mobil Ford adalah bahwa aktifitas pokok perusahaan adalah membuat mobil. Asumsi dasar pada IBM adalah tujuan pokok organisasi yakni membuat mainframe computer. Asumsi-asumsi ini jarang bertentangan bagi orang-orang yang terlibat di dalamnya, jika karyawan menentang, karyawan cenderung untuk menghindar (Schein, 1985).

Teori Politik : Teknologi Informasi Sebagai Sumberdaya Politik

Organisasi dibagi ke dalam sub-sub kelompok fungsional seperti pemasaran, akuntansi, dan produksi. Kelompok-kelompok ini mempunyai nilai (value) yang berbeda dan mereka bersaing untuk mendapatkan resources, membuat kompetisi dan konflik. Teori politik menggambarkan sistem informasi sebagai outcome dari persaingan politik antar sub-sub kelompok untuk mempengaruhi kebijakan, prosedur, dan resources organisasi.

Resistensi Perubahan dalam Organisasi

Karena sistem informasi secara potensial merubah struktur organisasi, budaya, politik, dan pekerjaan maka sistem  informasi sering dipertimbangkan sebagai sauatu hal yang membuat resisten ketika dikenalkan. Dalam teori ekonomi mikro tidak mempunyai penjelasan resistensi organisasi terhadap perubahan. Secara umum teori perilaku adalah teori yang paling pas untuk menjelaskan fenomena ini.

Ada beberapa cara untuk menggambarkan resistensi organisasi. Leavitt (1965) menggunakan bentuk diamond untuk menggambarkan hubungan dan karakter saling menyesuaikan dari teknologi dan organisasi.

Tugas

 

                                                              Teknologi                                  Manusia

Struktur

Gambar 4.2. Hubungan antara teknologi, struktur, manusia dan tugas

Karena sulitnya mengenalkan sistem informasi baru, para pengamat sistem mendekati melalui perubahan sosial terhadap sistem dengan sangat hati-hati. Secara ringkasnya adalah sebagai berikut :

·         Oganisasi tidak melakukan inovasi jika tidak ada tuntutan perubahan lingkungan yang substansial. Organisasi mengadopsi inovasi ketika terdapat keharusan.

·         Kekuatan penting yang menyebabkan resistensi terhadap perubahan berakar pada struktur organisasi, nilai, dan kelompok kepentingan.

·         Inovasi organisasi sulit dan kompleks untuk dicapai, dan bukan hanya sekedar pembelian teknologi.

·         Fungsi dari pemimpin adalah mengambil keunggulan dari lingkungan eksternal untuk meningkatkan kekuatan.

Implikasi-implikasi untuk mendisain dan memahami sistem informasi

Apa pentingnya teori organisasi? Bagaimana seseorang dapat mempertimbangkan faktor-faktor tersebut ketika membuat visi, desain, membangun atau mengelola system informasi?

Tidak ada formula tentang faktor-faktor organisasi yang harus dipegang dan diyakini. Kita dapat merinci faktor-faktor untuk mempertimbangkan rencana-rencana sistem. Faktor-faktor tersebut adalah sebagai berikut :

·         Lingkungan dimana organisasi harus melakukan fungsi.

·         Struktur organisasi : hirarki, spesialisasi, standar prosedur operasi.

·         Budaya dan politik organisasi.

·         Tipe organisasi.

·         Kemampuan mendukung dan memahami top manajement.

·         Level organisasi dimana sistem diadakan.

·         Kelompok kepentingan utama yang dipengaruhi sistem.

·         Jenis tugas dan keputusan dalam mana sistem informasi didesain.

·         Sentimen dan sikap karyawan dalam organisasi yang akan menggunakan sistem informasi.

·         Riwayat organisasi : investasi dalam bidang teknologi informasi yang telah dilakukan, skill yang dimiliki, program-program penting, dan sumberdaya manusia.

IMPLIKASI ETIS DARI TEKNOLOGI INFORMASI

Sebagai akibat dari perkembangan teknologi komputer dan informasi, maka masalah etika dalam penggunaan komputer menjadi masalah ikutan. Disamping pengaruh positif, terdapat pula pengaruh negatif. Disamping masalah pembajakan perangkat lunak yang mengakibatkan penurunan penjualan, moral, hukum dan pengaruh negatif lainnya.

Etika komputer ini  sangat diperlukan disebabkan oleh beberapa hal :

1.       Kelenturan logika (logical malleability) yakni kemampuan memprogram komputer untuk melakukan apapun yang kita inginkan. Kadang tanpa sadar kita mengalami situasi suatu perusahaan membuat kekeliruan dalam mengirimkan tagihan. Saat mengajukan keluhan tersebut, jawaban yang kita terima adalah “komputer yang membuatnya.” Jawaban seperti ini tidak masuk akal. Komputer hanya melakukan apa yang disuruh. Masyarakat takut terhadap orang-orang yang memberi perintah di belakang komputer.

2.       Faktor transformasi. Komputer dapat mengubah secara drastis cara kita melakukan sesuatu. Dulu untuk memesan barang, perusahaan harus mengisi formulir surat pesanan pembelian setelah mencek secara fisik atau catatan manual persediaan barang. Dengan adanya komputer, komputer akan memberi tahu pembeli bahwa sudah waktunya untuk mengisi kembali persediaan untuk kemudian dibuat surat pesanan pembelian.

3.       Faktor tak kasat mata (invisibility factors). Komputer dipandang sebagai suatu kotak hitam. Semua operasi internal komputer tersembunyi dari penglihatan. Operasi internal yang tidak nampak ini membuka peluang pada nilai-nilai pemrograman yang tidak terlihat, perhitungan rumit yang tidak terlihat dan penyalahgunaan yang tidak terlihat. Saat komputer pertma kali diterapkan pada bisnis pada pertengahan 1950-an, manajemen menetapkan bahwa komputer hanya ditangani oleh para profesional komputer, yaitu programer, analis sistem dan operator yang memiliki pengetahuan dan keahlian khusus komputer.  

Hak atas komputer meliputi :

1.       Hak atas mengakses komputer,

2.       Hak atas keahlian komputer,

3.       Hak atas spesialisasi komputer,

4.       Hak atas pengambilan keputusan computer

Hak atas informasi meliputi :

1.       Hak atas privacy. Hak ini dianggap sedang terancam karena meningkatnya kemampuan komputer untuk digunakan sebagai alat pengintaian, dan meningkatnya nilai informasi dalam pengambilan keputusan.

2.       Hak atas akurasi. Komputer dipercaya mampu mencapai tingkat akurasi yang tidak dapat dicapai oleh sistem non komputer. Potensi seperti ini memang ada, namun tidak selalu tercapai.

3.       Hak atas kepemilikan. Ini menyangkut tentang hak milik intelektual, yang umumnya dalam bentuk program-program komputer.

4.       Hak atas akses. Kini informasi yang dulunya tersedia bagi masyarakat umum telah diubah menjadi database komersial yang menjadikannya kurang dapat diakses masyarakat.

PENUTUP

Dari penjelasan yang telah dijelaskan, maka diharapkan ringkasan ini dapat di manfaatkan pembaca dalam memahami tentang Sistem Informasi Manajemen khususnya tentang “Organisasi dan sistem informasi “. Selain itu penulis juga menyarankan untuk menerapkan apa yang baik dari ringkasan ini dan juga mengingatkan penulis apa yang dianggap pembaca kurang baik dari ringkasan ini. Sebagai penyusun, saya akui tidak terlepas dari kesalahan dan keterbatasan. Karena itu penyusun mengharapkan kritik dan saran yang membangun untuk perbaikan penulisan ringkasan selanjutnya. Semoga ringkasan ini dapat bermanfaat bagi para pembaca.

DAFTAR PUSTAKA

Husein, Muhammad Fakhri dan Amin Wibowo, Sistem Informasi Manajemen. Yogyakarta : UPP AMP YKPN, 2002